Anatomía de un Evento: Fases Clave para una Organización Exitosa

Montaje, ¡qué bonita palabra para todo organizador de eventos! Al menos en mi caso, es una de las partes que más disfruto, después de tantos meses planeando y organizando, al fin llega pasar a la acción.
Una charla, un largo intercambio de emails, muchas llamadas y… ¡Evento a la vista!

En todo este maravilloso proceso, hay infinidad de funciones y tareas a realizar, todas ellas distribuidas en diferentes fases. Después de darle un par de vueltas, creo que éstas definen muy bien todo lo que conlleva un evento. Así que ¡allá vamos! Cojamos bisturí, y a seccionar un evento.

1. Érase una vez un briefing. Todo empieza por crear y dar forma a la idea y concepto del evento, para posteriormente presentarla al cliente.

2. ¿Qué, cómo, cuándo, cuánto y a quién necesitaremos para bordar el evento? Todas las respuestas que contestan a estas incógnitas nos llevan a la pre-producción, la cual sería la siguiente etapa tras tener el evento definido. En otras palabras, definir timming, equipo humano y técnico, y un largo etcétera.

3. Hora de cumplir (rigurosamente) el timming. Llega el turno de la producción y montaje. ¡Agárrense que vienen curvas!

4. ¡Y al fin la parte más bonita! Ese momento en el que tanto esfuerzo, horas de trabajo y muuucho cariño se hacen reales al celebrarse el evento.

5. Toca despedirse y dejarlo todo tal y cómo lo encontramos y contratamos. El desmontaje de un evento es igual de importante que el resto de sus fases, por lo que requiere la misma dedicación y mimo.

6. Una vez pasado el resacón del evento, hay que sentarse, pensar y evaluar resultados y posibles mejoras (que ya os aseguro que siempre las hay).

¿La guinda del pastel? El famoso “efecto WOW”, consigue esa sensación en tus invitados y público, y ten por seguro que siempre recordarán tu evento con el mismo cariño que lo organizaste y pensaste tú.

Un abrazo,
Natalia Benito
#blueseventeam